Doanh nghiệp nên chọn Microsoft 365 Business Basic hay Standard?
Business Basic hay Standard là câu hỏi nhiều doanh nghiệp gặp phải khi bắt đầu triển khai Microsoft 365 cho nhân viên. Hai gói đều có email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây, Teams và các ứng dụng Office trên web, nhưng khác biệt lớn nằm ở khả năng cài đặt Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên máy tính.
Vậy doanh nghiệp nên chọn gói nào để vừa đáp ứng nhu cầu làm việc vừa tránh lãng phí chi phí bản quyền?
I. Business Basic hay Standard: Khác biệt lớn nhất nằm ở ứng dụng desktop
Theo thông tin Microsoft công bố, Microsoft 365 Business Basic chủ yếu cung cấp Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web và thiết bị di động. Người dùng có thể truy cập tài liệu qua trình duyệt, làm việc trực tuyến và lưu dữ liệu trên đám mây nhưng không được sử dụng bộ Office desktop đầy đủ đi kèm gói này.
Trong khi đó, Microsoft 365 Business Standard bổ sung phiên bản Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các ứng dụng liên quan trên máy tính Windows và Mac, bên cạnh phiên bản web và di động.
Nếu nhân viên thường xuyên xử lý Excel, Word với file dung lượng lớn hoặc cần làm việc khi không có Internet, khả năng sử dụng ứng dụng Office trên máy tính của Business Standard có thể trở thành yếu tố quyết định khi lựa chọn gói.
II. Microsoft 365 Business Basic gồm gì?
Microsoft 365 Business Basic phù hợp với doanh nghiệp dưới 300 người dùng, đặc biệt khi nhân sự chủ yếu làm việc trên trình duyệt hoặc thiết bị di động. Gói cung cấp Word, Excel, PowerPoint và Outlook bản web, di động, cùng email doanh nghiệp theo tên miền thông qua Exchange với hộp thư 50GB/người dùng.
Ngoài ra, doanh nghiệp có Microsoft Teams để trao đổi và họp trực tuyến, 1TB OneDrive/người dùng để lưu trữ, SharePoint cho quản lý và chia sẻ tài liệu, cùng hỗ trợ qua điện thoại và web.
Ưu điểm của Business Basic là chi phí thấp, đáp ứng tốt nhu cầu email, lưu trữ và cộng tác trực tuyến. Tuy nhiên, điểm cần cân nhắc là không bao gồm ứng dụng Office cài đặt trên máy tính. Vì vậy, nếu nhân sự thường xuyên làm việc với Word, Excel khi ngoại tuyến, doanh nghiệp nên cân nhắc Business Standard.
III. Microsoft 365 Business Standard gồm gì?
Microsoft 365 Business Standard bao gồm toàn bộ các tính năng chính của Business Basic và bổ sung ứng dụng Office bản desktop cho máy tính. Người dùng có thể cài Word, Excel, PowerPoint, Outlook trên PC và Mac, với tối đa 5 PC/Mac, 5 máy tính bảng và 5 điện thoại cho mỗi người dùng.
Đây là điểm khác biệt quan trọng nếu nhân sự thường xuyên làm việc trực tiếp trên máy tính hoặc cần sử dụng Office khi không có Internet.
Bên cạnh đó, gói còn hỗ trợ tổ chức webinar tối đa 300 người và cung cấp hơn 10 ứng dụng bổ sung như Microsoft Loop, Clipchamp, Bookings, Planner, Forms. Trên Windows, Business Standard còn có Access và Publisher.
Nhờ kết hợp Office desktop và các dịch vụ đám mây, gói này phù hợp với doanh nghiệp muốn một bộ công cụ làm việc tương đối đầy đủ, đáp ứng cả nhu cầu làm việc ngoại tuyến, lưu trữ và cộng tác trực tuyến.
IV. Bảng so sánh Microsoft 365 Business Basic và Business Standard
Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp nhìn nhanh Business Basic hay Standard khác nhau ở đâu. Thông tin được đối chiếu theo trang Microsoft tại thời điểm cập nhật bài viết.
Một lưu ý quan trọng là Microsoft có thể thay đổi tính năng, tên gói, phiên bản có/không có Teams và mức giá theo từng thời điểm hoặc thị trường. Vì vậy, khi triển khai thực tế, doanh nghiệp nên kiểm tra lại trang Microsoft chính thức trước khi chốt số lượng license.
V. Microsoft 365 Business Basic hay Standard: chọn gói nào theo tình huống?
Thay vì hỏi doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên, cách thực tế hơn là xem từng nhóm nhân sự đang sử dụng Microsoft 365 như thế nào.
Cách phân bổ này giúp chọn Microsoft 365 Business Basic hay Standard cho doanh nghiệp linh hoạt hơn, thay vì áp dụng một gói giống nhau cho tất cả nhân viên. Đây cũng là một trong những cách đơn giản để kiểm soát chi phí bản quyền: license nên được cấp theo nhu cầu thực tế của từng vị trí, không phải theo chức danh hoặc số lượng nhân viên một cách máy móc.
VI. Chi phí và khả năng đổi gói về sau
Chi phí là yếu tố quan trọng khi chọn gói Microsoft 365, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân sự. Microsoft 365 Business Basic hay Standard đều được tính theo số lượng người dùng và có lựa chọn thanh toán theo tháng hoặc theo năm.
Business Standard có mức phí cao hơn đáng kể do bổ sung ứng dụng Office bản desktop cùng nhiều tính năng nâng cao. Theo bảng giá Microsoft hiện hành, mức giá còn phụ thuộc vào phiên bản có hoặc không có Microsoft Teams và chu kỳ thanh toán, vì vậy doanh nghiệp nên kiểm tra đúng SKU trước khi lập ngân sách.
Doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải mua Standard cho tất cả nhân sự ngay từ đầu. Có thể bắt đầu với Basic cho nhóm chủ yếu làm việc trực tuyến, sau đó nâng lên Standard khi nhu cầu sử dụng Office desktop tăng.
Theo trang giá Microsoft Việt Nam hiện tại, phiên bản có Teams được niêm yết ở mức 3,50 USD/người dùng/tháng đối với Business Basic và 11,20 USD/người dùng/tháng đối với Business Standard khi thanh toán theo năm; mức giá này chưa bao gồm thuế.
Khi dự toán, nên tính theo tổng số license, chu kỳ gia hạn và nhu cầu thực tế của từng nhóm nhân sự để kiểm soát ngân sách tốt hơn.
VII. Sai lầm thường gặp khi chọn gói Microsoft 365
Khi chọn gói Business Basic hay Standard cho doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mức giá mà cần đối chiếu với cách nhân sự thực tế sử dụng phần mềm. Một số sai lầm phổ biến có thể khiến chi phí tăng nhưng hiệu quả sử dụng lại không tương xứng.
- Chỉ chọn Basic vì giá rẻ: Nhân sự kế toán, văn phòng thường xuyên làm việc với Excel, Word trên máy tính có thể thiếu ứng dụng Office desktop nếu chỉ dùng Business Basic.
- Cấp Standard cho tất cả nhân sự: Không phải vị trí nào cũng cần Office cài trên máy. Những người chủ yếu sử dụng email, Teams và các công cụ trực tuyến có thể chỉ cần Basic, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
- Mua key không rõ nguồn gốc: Giá rẻ nhưng không có hóa đơn hoặc thông tin license rõ ràng có thể gây rủi ro về kích hoạt, quản lý bản quyền và tính hợp lệ khi doanh nghiệp sử dụng lâu dài.
- Quên kế hoạch gia hạn: Không theo dõi thời hạn license có thể khiến dịch vụ bị gián đoạn hoặc phát sinh xử lý gấp.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định nhu cầu theo từng nhóm nhân sự trước khi quyết định mua.
VIII. Mua và triển khai Microsoft 365 tại Vi Tính Sài Gòn
Sau khi xác định Business Basic hay Standard, bước tiếp theo là lựa chọn đơn vị cung cấp và triển khai phù hợp.
Tại Vi Tính Sài Gòn, doanh nghiệp có thể được tư vấn lựa chọn Microsoft 365 dựa trên nhu cầu thực tế của từng nhóm nhân sự thay vì áp dụng một gói cho toàn bộ công ty.
Khi mua và triển khai Microsoft 365 tại Vi Tính Sài Gòn sẽ nhận được:
- Cung cấp Microsoft 365 bản quyền chính hãng.
- Tư vấn lựa chọn giữa gói Business Basic hay Standard theo công việc thực tế.
- Báo giá theo số lượng người dùng.
- Hỗ trợ triển khai tài khoản và các dịch vụ Microsoft 365.
- Hỗ trợ thiết lập email, Teams và các công cụ cộng tác.
- Cung cấp hóa đơn VAT theo chính sách.
- Hỗ trợ quản lý và nhắc kế hoạch gia hạn.
- Có thể kết hợp triển khai máy tính và phần mềm bản quyền cho doanh nghiệp.
Cần tư vấn Microsoft 365 Business Basic hay Business Standard phù hợp với nhu cầu và ngân sách? Hãy liên hệ Vi Tính Sài Gòn qua:
Hotline: 0982 487 770
Zalo: 0982 487 770
Địa chỉ: LL7 Tam Đảo, Phường Hòa Hưng, TPHCM
Giờ mở cửa: 8H-17H (kể cả thứ 7 và CN)
