Microsoft 365 Personal, Family hay Business: Nên chọn gói nào?
Microsoft 365 hiện có nhiều lựa chọn dành cho cá nhân, gia đình và doanh nghiệp, khiến không ít người băn khoăn nên mua gói nào để vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng vừa tránh trả tiền cho những tính năng không cần thiết.
Hãy cùng Vi Tính Sài Gòn phân biệt từng lựa chọn để tìm ra gói Microsoft 365 phù hợp nhất.
I. Phân biệt Personal, Family và Business
1. Microsoft 365 Personal dành cho ai?
Microsoft 365 Personal được thiết kế cho một người dùng duy nhất. Đây là lựa chọn phù hợp với sinh viên, nhân viên văn phòng, freelancer, người làm việc tại nhà hoặc bất kỳ ai muốn sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 cho nhu cầu cá nhân.
Điểm đáng chú ý là Personal tập trung vào trải nghiệm sử dụng cá nhân. Người mua không cần quản lý nhiều tài khoản nhân viên hay thiết lập môi trường tổ chức.
2. Microsoft 365 Family khác Personal ở đâu?
Điểm khác biệt lớn nhất giữa Microsoft 365 Family và Personal nằm ở số người có thể sử dụng. Family dành cho từ 1 đến tối đa 6 người, trong đó mỗi người có tài khoản Microsoft riêng và có thể sử dụng trên các thiết bị của mình. Microsoft hiện công bố Family cung cấp tối đa 6 TB dung lượng lưu trữ đám mây, tương ứng 1 TB cho mỗi người.
Điều này khiến Family trở thành lựa chọn đáng cân nhắc cho các gia đình có nhiều người cùng cần Word, Excel, PowerPoint, Outlook hoặc OneDrive.
3. Microsoft 365 Business dành cho mô hình nào?
Microsoft 365 Business hướng đến doanh nghiệp, nhóm làm việc và tổ chức cần quản lý người dùng, dịch vụ và dữ liệu theo mô hình tập trung.
Khác với Personal hoặc Family, Business không chỉ xoay quanh việc cung cấp Word, Excel hay PowerPoint. Các gói Business còn hướng đến email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây, cộng tác nhóm, quản lý danh tính và những khả năng quản trị phù hợp với môi trường doanh nghiệp.
Microsoft hiện có các lựa chọn chính như Business Basic, Business Standard và Business Premium. Mỗi gói có phạm vi tính năng khác nhau nên doanh nghiệp không nên hiểu “Business” là một gói duy nhất.
II. So sánh Microsoft 365 Personal, Family và Business theo 5 tiêu chí
Để dễ hình dung, có thể đặt Microsoft 365 Personal, Family và Business cạnh nhau theo những tiêu chí quan trọng sau:
Microsoft có nhiều phiên bản Business với quyền lợi khác nhau. Vì vậy, khi mua Microsoft 365 Business, cần xác định chính xác Basic, Standard hay Premium thay vì chỉ nhìn vào tên “Business”.
III. Khác biệt quan trọng nhất nằm ở cách quản lý tài khoản
1. Personal và Family sử dụng tài khoản Microsoft cá nhân
Với Personal, gói đăng ký gắn với một cá nhân.
Với Family, chủ sở hữu có thể chia sẻ gói cho tối đa 5 người khác. Mỗi người được chia sẻ sử dụng tài khoản Microsoft riêng thay vì dùng chung một tài khoản. Microsoft hiện xác định Family dành cho tối đa 6 người và mỗi người có thể sử dụng trên tối đa 5 thiết bị cùng lúc.
Cách thiết kế này phù hợp với gia đình vì mỗi thành viên có không gian sử dụng và dữ liệu riêng.
2. Business được xây dựng cho môi trường tổ chức
Với Microsoft 365 Business, doanh nghiệp có thể quản lý người dùng trong môi trường tổ chức, cấp quyền sử dụng dịch vụ và tổ chức tài nguyên phục vụ công việc.
Đây là điểm quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên. Thay vì mỗi nhân viên tự mua một gói Personal, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tài khoản theo mô hình tổ chức.
Các gói Business cũng được thiết kế với những dịch vụ phục vụ cộng tác như email doanh nghiệp, Teams, lưu trữ đám mây và các công cụ quản lý.
3. Vì sao doanh nghiệp không nên chọn Personal/Family chỉ vì giá?
Personal và Family được thiết kế cho cá nhân và gia đình. Khi số lượng nhân viên tăng, việc quản trị người dùng và dữ liệu trở thành vấn đề quan trọng.
Do đó, nếu doanh nghiệp có một vài nhân sự và nhu cầu làm việc ổn định, việc lựa chọn Business ngay từ đầu có thể giúp hệ thống dễ quản lý hơn về lâu dài.
IV. Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium khác nhau thế nào?
Không phải cứ chọn Microsoft 365 Business là đã có đầy đủ mọi tính năng doanh nghiệp cần. Ba lựa chọn phổ biến gồm Business Basic, Business Standard và Business Premium có định hướng sử dụng khác nhau.
1. Business Basic
Microsoft 365 Business Basic tập trung vào các ứng dụng web/mobile và dịch vụ đám mây.
Người dùng có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web hoặc thiết bị di động. Gói cũng hướng đến các dịch vụ như email doanh nghiệp, Teams và lưu trữ đám mây. Microsoft hiện liệt kê 1TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng trong Business Basic.
2. Business Standard
Microsoft 365 Business Standard mở rộng từ nhóm tính năng online lên bộ ứng dụng desktop.
Theo Microsoft, Business Standard bao gồm các phiên bản Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên máy tính bên cạnh web và mobile.
Vì vậy, đây là lựa chọn phù hợp nếu nhân viên thường xuyên làm việc trực tiếp trên máy tính và cần các ứng dụng Office cài đặt trên Windows hoặc Mac.
3. Business Premium
Microsoft 365 Business Premium hướng đến doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn về bảo mật, quản lý thiết bị, danh tính và quyền truy cập.
Gói này phù hợp hơn với doanh nghiệp muốn xây dựng môi trường làm việc có kiểm soát chặt chẽ, đặc biệt khi có nhiều thiết bị và người dùng cần quản lý.
V. Ứng dụng Word, Excel, PowerPoint có giống nhau giữa các gói?
Đây là phần dễ gây nhầm lẫn nhất khi lựa chọn Microsoft 365.
1. Personal và Family
Với Personal và Family, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneNote trên máy tính cùng các nền tảng được hỗ trợ.
Điều này khiến Personal và Family phù hợp với người thường xuyên làm việc trên máy tính thay vì chỉ sử dụng trình duyệt.
2. Business
Business Basic tập trung vào phiên bản web và mobile của các ứng dụng Office, trong khi Business Standard và Business Premium có phiên bản desktop.
3. Không nên chọn gói chỉ dựa vào tên "Business"
Tên gọi “Business” không cho biết đầy đủ tính năng.
Hãy xác định chính xác:
Business Basic → Business Standard → Business Premium
Sau đó mới đối chiếu nhu cầu thực tế.
Một doanh nghiệp chỉ cần email, lưu trữ và ứng dụng online có thể không cần Premium. Ngược lại, doanh nghiệp có yêu cầu cao về ứng dụng desktop và bảo mật sẽ cần cân nhắc Standard hoặc Premium.
VI. OneDrive giữa Personal, Family và Business có gì khác?
OneDrive là một trong những yếu tố khiến người dùng lựa chọn Microsoft 365 thay vì chỉ mua phần mềm Office riêng lẻ.
Với Microsoft 365 Personal, người dùng có 1TB dung lượng lưu trữ đám mây. Với Microsoft 365 Family, dung lượng có thể lên tới 6 TB, được phân bổ 1TB cho mỗi người dùng.
Trong khi đó, OneDrive trong Microsoft 365 Business được thiết kế trong môi trường doanh nghiệp. Dung lượng và các dịch vụ đi kèm cần xem theo từng gói cụ thể. Chẳng hạn, Microsoft hiện công bố 1TB lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng ở Business Basic, Standard và Premium trên trang so sánh Business.
VII. Bảng chọn Microsoft 365 theo nhu cầu
Nếu vẫn chưa biết nên chọn gói nào, có thể tham khảo bảng dưới đây:
Không có một gói Microsoft 365 tốt nhất cho tất cả mọi người. Quan trọng nhất, hãy xác định trước số người dùng, cách làm việc, nhu cầu lưu trữ, ứng dụng desktop và mức độ quản trị cần thiết. Với doanh nghiệp, đặc biệt nên kiểm tra đúng phiên bản Business Basic, Standard hay Premium trước khi đăng ký.
Bạn đang phân vân Microsoft 365 Personal, Family hay Business? Hãy liên hệ Vi Tính Sài Gòn qua số Hotline: 0982 487 770 để được tư vấn gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu sử dụng, số lượng người dùng và ngân sách của bạn. Chọn đúng gói ngay từ đầu để sử dụng Office hiệu quả, thuận tiện và tối ưu chi phí!
